Atender una conversación

Quién puede hacerlo

• Dueño

  Administra la clínica, su equipo y su plan.

• Recepción

  Gestiona la agenda y los pacientes del equipo.

Paso a paso

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   Abre "Mensajes" en el menú.

   Arriba figura "WhatsApp conectado". Si dice "WhatsApp pausado" o "WhatsApp no conectado", todavía no se puede responder.

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   Elige una conversación de la lista, o búscala con "Buscar paciente o mensaje".

   El ícono de filtros ofrece "Todas", "Esperan a una persona", "Asignadas a mí", "Cerradas" y "Nuevos contactos". Las cerradas llevan la etiqueta "Cerrada". Un círculo verde con un número marca los mensajes que esperan a una persona, y "Autoservicio" aparece mientras atiende el asistente automático. La fecha sigue el formato de WhatsApp: la hora si es de hoy, "Ayer", el día de la semana y, pasada la semana, DD-MM-AA.

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   Revisa quién es el responsable de la conversación y cámbialo si hace falta.

   Quien abre una conversación que espera a una persona y no tiene responsable queda como responsable. Para cambiarlo, usa el menú de los tres puntos, "Asignar responsable"; puedes dejarla en "Sin responsable". Solo aparecen las personas del equipo con acceso a mensajes.

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   Escribe en "Escribe una respuesta…" y envía con Enter o con el botón de enviar.

   Cada mensaje muestra su estado: "Enviado", "Entregado", "Leído" o "No enviado", con el motivo si falló. Los archivos que manda el paciente (imágenes, documentos, audios) se ven en la misma conversación.

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   Si la franja dice "La ventana de 24 horas está cerrada", usa "Enviar plantilla aprobada".

   WhatsApp solo permite respuestas libres dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del paciente. Pasado ese plazo, solo se puede enviar la plantilla aprobada, que le pide al paciente que responda.

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   Abre "Más acciones" y haz clic en "Cerrar conversación" cuando termines.

   Si está cerrada, el mismo menú dice "Reabrir conversación". También tiene "Ver ficha del paciente". En una conversación vinculada, el botón "Agendar" abre el calendario para ese paciente.

   Agendar desde la ficha del paciente

Ten en cuenta

• Quién usa la bandeja

  Por defecto, el dueño y recepción. El dueño puede dar o quitar "Acceder a mensajes" a otros roles; quien lo pierde deja de tener conversaciones asignadas.

  Ajustar los permisos de un rol

• Respuestas automáticas

  Las derivaciones al equipo pausan las respuestas automáticas y dejan una nota interna. Al cerrar la conversación, se reanudan.

  Configurar el menú de WhatsApp

• Es una sola bandeja

  Todas las personas con acceso ven las mismas conversaciones. No hace falta usar un celular personal.

• Si WhatsApp está pausado

  WhatsApp requiere que la clínica mantenga una conexión activa. Si la conexión se pausa, los envíos se detienen, pero las conversaciones y la conexión se conservan.

  Conectar WhatsApp con Meta

• No es parte de la ficha clínica

  Los mensajes se conservan por un período acotado, para soporte y trazabilidad, y no pasan a la ficha clínica.

Después de esto

• Vincular un contacto por identificarSi escribe un número que no está en las fichas, vincúlalo a un paciente existente o crea uno nuevo desde la conversación.
• Registrar el consentimiento de WhatsAppDeja constancia de que el paciente acepta recibir recordatorios, y configura la pregunta automática al cerrar la conversación.